物业管理档案管理制度如何规范管理？

[物业公司名称] 物业管理档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范公司物业管理档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和系统性，提高物业管理水平，维护业主（用户）及公司的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 定义 本制度所称的物业管理档案，是指公司在物业管理和服务活动中直接形成的，对业主、公司和国家具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条 适用范围 本制度适用于公司总部及各物业管理项目（以下统称“项目”）的档案管理工作，公司所有部门和员工均有遵守本制度的义务。

第四条 管理原则 物业管理档案管理遵循以下原则：

1. 集中统一管理原则：档案由公司档案管理部门（或指定专人）统一管理，确保档案的完整与安全。
2. 完整准确原则必须真实、完整、准确，客观反映物业管理的实际情况。
3. 规范保密原则：档案的整理、保管、利用和销毁必须严格遵守操作规程，并做好保密工作。
4. 高效利用原则：在保证安全和保密的前提下，为各部门及业主提供便捷的档案查询服务。

第二章 管理机构与职责

第五条 管理机构

1. 公司总部：设立档案管理部门（如行政部或综合管理部），负责公司层面档案制度的制定、监督、指导和公司级档案的集中保管。
2. 各项目：设立档案管理员（可由项目文员或客服主管兼任），负责本项目档案的日常收集、整理、立卷和保管工作，并定期向公司档案管理部门移交。

第六条 职责分工

1. 公司档案管理部门职责：
   • 制定和完善公司档案管理制度和操作流程。
   • 负责公司总部形成的各类档案（如公司证照、合同、财务报表、人事档案等）的接收、分类、编目、保管、鉴定和销毁。
   • 指导、监督和检查各项目的档案管理工作。
   • 负责公司档案库房的建设、维护和安全保障。
   • 提供公司级档案的查询和利用服务。
2. 项目档案管理员职责：
   • 负责本项目范围内各类档案的收集、整理、立卷、归档和保管。
   • 确保档案材料的及时性、完整性和准确性。
   • 负责项目档案库房（或档案柜）的日常管理和安全防护。
   • 定期将到期档案（如已满保管期限的）向公司档案管理部门办理移交手续。
   • 为业主（用户）和公司内部提供档案查询服务。
3. 各部门员工职责：
   • 在工作中形成的具有保存价值的文件材料,应在办理完毕后及时整理，并按规定移交给本部门或项目的档案管理员。
   • 对所移交档案的真实性和准确性负责。

第三章 档案分类与范围

第七条 档案分类 物业管理档案主要分为以下几大类：

1. 业主档案
   • 业主/住户信息：业主身份证明、联系方式、家庭成员信息、房屋产权证明复印件等。
   • 业主资料变更：业主信息变更申请及证明材料。
   • 装修档案：装修申请表、装修方案、施工图纸、装修协议、装修验收单等。
2. 物业基础档案
   • 物业权属资料：项目规划许可证、土地使用证、房屋所有权证（大产权）、竣工验收报告等。
   • 技术资料：建筑总平面图、各专业（给排水、电气、暖通等）施工图、设备清单、设备说明书、系统图等。
   • 图纸资料：竣工图、变更图、维修改造图等。
3. 行政管理档案
   • 公司文件：公司章程、管理制度、通知、会议纪要、工作计划与总结等。
   • 人事档案：员工劳动合同、入职离职手续、绩效考核、培训记录等。
   • 财务档案：收费通知单、缴费凭证、财务报表、合同付款记录等。
4. 合同协议档案
   • 物业服务合同：与业主委员会或全体业主签订的《物业服务合同》。
   • 对外合同：与保洁、绿化、维修、安保等外包服务商签订的服务合同；与供应商签订的采购合同；与保险公司签订的保险合同等。
   • 租赁合同：物业公共区域（如商铺、广告位）的租赁合同。
5. 工程维保档案
   • 日常维修：报修单、派工单、维修记录、用料清单、业主确认单等。
   • 计划性维修：年度维修保养计划、施工方案、验收报告等。
   • 设备设施台账：各类设备（电梯、水泵、消防系统等）的台账、运行记录、维保记录、年检报告等。
6. 安全与应急档案
   • 安全巡查记录：日常、月度、季度安全巡查记录。
   • 消防管理：消防设施检查记录、消防演练记录、动火作业审批等。
   • 应急预案：各类突发事件（如火灾、停电、停水、防汛等）的应急预案及演练记录。
   • 监控录像：按国家规定期限保存的公共区域监控录像（通常为30天）。
7. 服务与投诉档案
   • 服务记录：投诉处理单、建议单、回访记录、满意度调查结果等。
   • 沟通记录：与业主的重要沟通函件、会议纪要等。

第四章 档案的收集、整理与归档

第八条 档案收集

1. 归档时间：各项业务活动办理完毕后，应在15个工作日内完成档案材料的初步整理。
2. 归档要求：归档材料必须为原件，如为复印件，需注明“与原件核对无误”并由经办人签字，文件材料应齐全、字迹清晰、签章完备。

第九条 档案整理

1. 分类：严格按照本制度第七条进行分类。
2. 组卷：将具有密切联系的文件材料组合成一个案卷，案卷内文件按时间顺序或重要程度排列。
3. 编页号：案卷内文件材料在有文字的页面编写页号。
4. 填写卷内目录：每案卷首页附《卷内目录》，注明文件标题、责任者、日期、页号等。
5. 填写案卷封面：每案卷封面需注明案卷标题、类别、年度、保管期限、档号、编制单位、日期等信息。

第十条 档案归档

1. 项目归档：项目档案管理员按月度或季度将整理好的案卷归档至项目档案柜，并建立《项目档案总目录》。
2. 公司归档：每年第一季度，各项目档案管理员将上一年度形成的、具有长期保存价值的档案，统一移交至公司档案管理部门，办理交接手续，双方签字确认。

第五章 档案的保管与保护

第十一条 档案保管

1. 存放要求：档案应存放在专用档案库房或带锁的档案柜中，做到专柜专用。
2. 环境要求：库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，并保持适宜的温湿度。
3. 电子档案：电子档案应存储在专用服务器或硬盘中，定期进行备份，并做好防病毒、防黑客攻击措施。
4. 定期检查：档案管理员每季度对库存档案进行一次清点检查，发现问题及时处理。

第十二条 档案保护

1. 严禁在档案文件上涂改、勾画、抽取、撤换、增补。
2. 严禁在档案库房内吸烟、使用明火。
3. 严禁非档案管理人员随意进入档案库房。
4. 档案原则上不外借,确需查阅的，须经档案管理部门负责人批准。

第六章 档案的利用与查阅

第十三条 查阅权限

1. 内部查阅：公司员工因工作需要查阅档案，须经本部门负责人签字同意，并在档案管理员处登记。
2. 业主查阅：业主因自身需要查阅其本人档案（如装修记录、维修记录等），需出示有效身份证件，由项目档案管理员核实身份后，在指定地点查阅，原则上不提供原件带走。
3. 外部查阅：司法机关、行政机关等依法执行公务需查阅档案的，须持单位介绍信和相关法律文书，经公司总经理批准后，由档案管理员陪同查阅。

第十四条 查阅流程

1. 查阅人填写《档案查阅申请表》。
2. 经相应权限的领导审批。
3. 档案管理员根据审批结果,提供档案。
4. 查阅人需在《档案查阅登记簿》上签字，注明查阅目的和内容。
5. 查阅完毕,档案管理员清点无误后收回档案。

第十五条 复印规定

1. 经批准查阅档案的,可申请复印档案部分内容。
2. 复印件需加盖“档案复印专用章”，并注明“与原件核对无异”及复印日期。
3. 复印件用途仅限于本次申请事项,不得用于其他用途。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十六条 鉴定

1. 公司档案管理部门会同相关部门,定期（如每3-5年）对已到保管期限的档案进行鉴定。
2. 鉴定小组根据档案的利用价值和历史价值,确定其是否继续保存或予以销毁。

第十七条 销毁

1. 对于鉴定后确认无保存价值的档案,由档案管理部门编制《档案销毁清册》，经公司总经理批准后，方可销毁。
2. 严禁个人私自销毁档案。
3. 销毁档案时,须由档案管理部门和监销部门（如法务部或行政部）共同派员监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。
4. 销毁过程应确保信息无法恢复,如为纸质档案，应使用碎纸机销毁；如为电子档案，应进行彻底删除或物理销毁。

第八章 责任与奖惩

第十八条 奖励 对在档案管理工作中表现突出，如档案收集齐全、整理规范、保管完好、有效利用等，为公司做出贡献的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。

第十九条 处罚 对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至解除劳动合同：

1. 拒不归档或归档不及时、不完整，造成档案缺失的。
2. 擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失档案的。
3. 擅自提供、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容的。
4. 档案管理员玩忽职守,造成档案严重损坏或丢失的。
5. 泄露档案机密,造成不良后果或经济损失的。

第九章 附则

第二十条 本制度由公司行政部（或档案管理部门）负责解释。 第二十一条 本制度未尽事宜，参照国家及地方相关法律法规执行。 第二十二条 本制度自发布之日起施行。

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