场景设定
- 我方（预订方）： 张经理，某科技公司行政部
- 酒店方（销售）： 李经理，某五星级酒店销售部会议统筹经理
第一阶段：初步接洽与信息收集 (电话/在线沟通)
【对话开始】
张经理： “您好，是XX酒店销售部吗？我叫张明，我们公司计划在年底举办一场年会，想咨询一下相关事宜。”
李经理： “张经理您好，欢迎致电！我是销售部的李琳，很高兴为您服务，请问您大概计划在哪个时间段举办呢？大概有多少位同事会参加？”
张经理： “我们初步定在12月15日（周五）晚上6点开始，预计有150人左右参加，我们想找一个环境好、服务专业的场地，您看这个时间档期还有吗？”
李经理： “好的，张经理，12月15日周五……我查一下我们酒店的预订情况。（稍作停顿）……目前这个日期的宴会厅是有空的，150人的规模，我们有几个不同规格的宴会厅可以选择，比如可容纳180人的‘水晶厅’或者可容纳200人的‘大宴会厅’，您对场地的风格有什么偏好吗？”
张经理： “我们希望场地大气、明亮，最好有比较好的舞台和灯光音响设备，方便我们做节目表演和颁奖，我们可能还需要一个能容纳150人同时用餐的自助餐。”
李经理： “明白了，根据您的需求，‘水晶厅’可能更合适一些，它的层高和灯光效果都非常好，自助餐方面，我们有多个不同价位的套餐，比如1288元/位、1588元/位和1888元/位的，包含中西式热菜、海鲜、甜品台、酒水饮料等，我可以先把一份初步的方案和菜单发到您的邮箱，您可以先看一下。”
张经理： “太好了，麻烦您发给我，除了场地和餐饮，还有哪些是我们需要考虑的？”
李经理： “除了场地租赁和自助餐,主要费用还包括：
- 服务费： 通常是餐饮费用的15%左右,用于支付服务人员的报酬。
- 设备租赁费： 如果需要额外的LED屏幕、投影仪、麦克风、灯光等,我们会根据您的需求单独报价。
- 客房预订： 如果有外地同事或者需要留宿的领导，我们可以提供年会优惠的协议价，比如大床房/双床房是450元/晚。
- 其他杂项： 比如场地布置的进场费、绿植租赁费等。”
张经理： “明白了，我们内部需要先开会讨论一下预算和方案，请您先把资料发给我，我们评估后，希望能约个时间去酒店实地考察一下。”
李经理： “没问题，张经理，这是我的名片，上面有我的电话和微信，资料我稍后就发，您看下周三或周四下午方便吗？我可以带您参观场地，并详细介绍一下我们的服务。”
张经理： “好的，那就下周三下午2点吧，谢谢李经理！”
【第一阶段对话结束】
第二阶段：实地考察与方案细化
【对话开始】
张经理： “李经理您好，我到酒店大堂了。”
李经理： “张经理您好！欢迎光临！我已经准备好了，我们边走边聊吧。”
(两人边参观场地，边进行深入沟通)
张经理： “这个水晶厅确实不错，空间很开阔，您看，如果我们要在这里搭建一个T台，会影响通道吗？”
李经理： “完全没问题，我们专业的会展团队可以根据您的舞台设计图来布置，并且确保消防通道的畅通，这是我们的场地平面图，您可以看看尺寸和布局。”
张经理： “好的，关于餐饮，我们看了菜单，觉得1588元的套餐比较符合我们的预算，请问菜单可以调整吗？比如我们公司有几位素食同事。”
李经理： “当然可以，我们酒店的厨师长可以根据您的要求，专门设计素食菜品，我们还可以在自助餐区设置一个公司主题的甜品台，把你们的Logo做上去，增加年会的专属感。”
张经理： “这个想法很棒！那设备方面，我们需要一个主舞台的LED大屏，两侧各两个小的竖屏，再加一套专业音响和追光灯，这个大概的费用是多少？”
李经理： “没问题，这个需求很明确，我马上让我们的AV技术同事过来给您做个详细的报价。（与技术同事沟通后）张经理，根据您的要求，设备租赁和调试的费用大概在15000元左右，这个是包含技术人员的现场支持的。”
张经理： “好的，最后一个问题，关于流程，我们晚上6点开始，先有领导致辞，然后是晚宴，中间穿插抽奖和表演，预计9点半左右结束，这个时间安排酒店能配合吗？”
李经理： “完全可以，我们会在5点前完成所有场地的布置和设备调试，晚宴结束后，我们的团队也会在30分钟内快速清理场地，确保不影响您后续的安排，我们可以提供一份详细的《年会活动流程表》，精确到分钟，方便双方对接。”
张经理： “非常好！今天的考察收获很大，您能把今天我们确认的所有细节，包括场地、餐饮、设备、费用和流程，整理一份正式的《宴会报价单》和《活动策划方案》发给我吗？”
李经理： “当然可以，我会在今天下班前发到您的邮箱，您有任何疑问随时可以联系我。”
【第二阶段对话结束】
第三阶段：最终确认与预订签约
【对话开始】
张经理： “李经理，您好，我们公司内部已经开会决定了，就定在贵酒店，这是您上周发来的报价单，我们没什么问题了。”
李经理： “太好了，张经理！感谢您的信任，那我们现在可以准备合同了，合同里会明确列出活动日期、场地名称、餐饮标准、费用明细、付款方式、双方的责任和义务等条款。”
张经理： “好的，关于付款，我们公司通常是怎么个流程？”
李经理： “我们通常的付款方式是：合同签订后，支付30%作为预付款；活动前一周，支付60%的尾款；活动结束后，结清剩余的10%，您看这样可以吗？”
张经理： “可以，合同里需要注明，如果我们的最终参会人数有10%左右的浮动，费用如何调整？”
李经理： “没问题，我们会在合同里注明，最终按实际到场人数结算餐饮费用，预付款不退，但可以用于抵扣。”
张经理： “好的，那我们今天可以签合同吗？或者我派人过去签？”
李经理： “当然可以，您方便的话，现在就可以签，我已经把合同准备好了，为了确保万无一失，我建议我们建一个包含您和我，以及酒店方负责宴会、餐饮、工程等部门的微信群，方便随时沟通。”
张经理： “非常专业，就这么办！我现在就过去签合同，对了，后续如果我们要制作一些背景板或者请柬，酒店有推荐的供应商吗？”
李经理： “有的，我们有长期合作的广告公司，质量和价格都比较有优势，我可以把他们的联系方式也发到群里。”
张经理： “太周到了，谢谢李经理！”
李经理： “应该的，期待与贵公司合作，共同打造一场精彩的年会！”
【第三阶段对话结束】
年会酒店预订关键清单（Checklist）
在沟通和决策时，可以对照以下清单,确保没有遗漏：
| 类别 | 关键问题 | 备注 |
|---|---|---|
| 基本信息 | 活动日期、时间、预计人数？ | 确认核心需求。 |
| 场地 | 宴会厅/会议室的尺寸、层高、风格？ 3. 是否有良好的隔音、空调和通风？ 4. 舞台、灯光、音响基础设备如何？ 5. 场地租赁费是多少？是否包含基础服务？ |
确保场地符合活动规模和形式。 |
| 餐饮 | 是自助餐、桌餐还是茶歇？ 7. 不同价位的菜单是怎样的？可以定制吗？ 8. 酒水是包含在内还是需要额外付费？ 9. 服务费是多少百分比？ |
确认菜品质量和价格，明确费用构成。 |
| 设备与技术 | 需要额外租赁哪些设备（LED屏、投影仪、音响等）？ 11. 设备租赁和技术支持的费用是多少？ |
明确设备需求和额外成本。 |
| 住宿与交通 | 是否有协议价的客房？价格是多少？ 13. 酒店是否提供大巴接送服务？ |
考虑外地员工的便利性。 |
| 流程与服务 | 酒店能否提供详细的活动流程表？ 15. 场地布置和撤场的时限？ 16. 是否有专门的宴会经理全程对接？ |
确保活动流程顺畅，服务到位。 |
| 预算与合同 | 报价是否清晰（场地、餐饮、设备、服务费等）？ 18. 付款方式和时间节点是怎样的？ 19. 合同中是否注明人数浮动、取消政策等条款？ |
所有细节必须落在白纸黑字的合同上。 |
