物业钥匙借用管理制度

[小区/大厦名称] 物业服务中心钥匙借用管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范本小区/大厦钥匙的借用与管理流程，确保公共设施设备、业主/用户房屋及物业服务中心资产的安全，提高钥匙管理的效率和可追溯性，特制定本制度。

第二条 适用范围 本制度适用于 [小区/大厦名称] 物业服务中心（以下简称“物业服务中心”）所管理的所有公共区域钥匙、备用钥匙（包括业主房屋备用钥匙、公共设施设备间钥匙等）的借用、归还、保管和使用。

第三条 基本原则 钥匙管理遵循“统一保管、专人负责、严格登记、限时归还、责任到人”的原则，确保钥匙流转全程可监控、可追溯。

第二章 钥匙的保管与分类

第四条 钥匙保管

1. 公共钥匙：所有公共区域（如水泵房、配电室、消防控制室、电梯机房、垃圾房等）的钥匙，由工程部统一保管，存放于专用钥匙柜中，钥匙柜应上锁。
2. 业主房屋备用钥匙：
   • 物业服务中心可为业主提供房屋备用钥匙的代为保管服务,此服务需业主自愿并以书面形式授权。
   • 业主备用钥匙由客户服务部（或指定部门）设专用的、双人双锁的“业主备用钥匙保管箱”进行保管。
   • 保管箱的钥匙由部门经理和指定管理员分别掌管,开启时需两人同时在场。
3. 其他钥匙：如办公区域、仓库等钥匙，由相应部门负责人负责保管。

第五条 钥匙分类与标识 所有钥匙必须进行清晰的分类和标识，标识内容应包括：

• 位置编号：对应的具体房间、区域或设备编号。
• 功能描述：如“1号楼1单元501房”、“A座消防栓箱”、“B区水泵房总阀”等。
• 管理类别：如“公共钥匙”、“业主备用钥匙”。
• 物业服务中心Logo或专用印章。

第三章 借用流程

第六条 借用申请

1. 内部借用：物业员工因工作需要借用钥匙，需填写《钥匙借用登记表》（见附件一），注明借用事由、钥匙编号、预计归还时间，并由部门负责人签字批准。
2. 业主/用户借用：
   • 业主借用本人房屋钥匙：业主需持本人有效身份证件、房产证明或业主卡，到客户服务部前台办理，为保障安全，原则上不提倡业主借用备用钥匙，特殊情况需签署《业主钥匙借用承诺书》（见附件二）。
   • 业主委托他人借用：受托人需持业主亲笔签名的《授权委托书》（见附件三）、业主及受托人双方的有效身份证件办理。
   • 紧急情况（如忘带钥匙）：业主可联系开锁公司，物业服务中心可协助核实业主身份，并派员到场监督开锁过程，开锁费用由业主承担。

第七条 核准与登记

1. 客户服务部或指定管理员负责审核借用申请的合规性与完整性。
2. 审核通过后,管理员与借用人员共同核对钥匙编号与标识是否一致。
3. 管理员在《钥匙借用登记表》上详细记录：借用人、借用时间、钥匙编号、事由、预计归还时间，并签字确认，借用人也需签字确认。

第八条 钥匙交接 管理员将钥匙交给借用人时，应口头提醒注意事项，借用人应对钥匙的完好性负责。

第四章 归还与核销

第九条 归还流程

1. 借用人应在规定时间内（或提前）将钥匙完好无损地归还至指定保管地点。
2. 管理员与借用人共同核对归还的钥匙编号、数量是否与借用记录一致，并检查钥匙是否有损坏、丢失。
3. 确认无误后,管理员在《钥匙借用登记表》的“归还”栏记录实际归还时间，并由借用人签字确认。

第十条 逾期未还

1. 借用人未能在规定时间内归还钥匙,管理员应立即通过电话、短信等方式联系借用人，催促其尽快归还。
2. 若为员工借用且逾期超过 [2小时]，需向部门经理报告，并记录在案。
3. 若为业主借用且逾期超过 [1天]，应上门了解情况，确认是否存在安全隐患，并做好记录。

第五章 责任与罚则

第十一条 借用人责任

1. 借用人对借用钥匙的安全负有全部责任,不得转借、复制、私配或用于非申请事由。
2. 借用人应妥善保管钥匙,防止遗失、损坏或被他人盗用。
3. 如因借用人的过失导致钥匙遗失、损坏或造成第三方财产损失或人身伤害的，借用（个人或单位）需承担全部赔偿责任，并根据情节轻重接受公司相应处理。

第十二条 管理员责任

1. 管理员应严格遵守本制度,确保钥匙保管安全，防止未经授权的借用。
2. 应认真、准确、及时地做好钥匙借用和归还的登记工作，确保记录清晰、完整。
3. 因工作失职导致钥匙管理混乱、遗失或被冒用的，将追究相关管理人员的责任。

第十三条 损失赔偿

1. 钥匙遗失：一旦发生钥匙遗失，借用人应立即向管理员报告，物业服务中心应立即采取措施，如更换锁芯、加强安保等，相关费用由借用人承担。
   • 公共钥匙：更换锁芯及新钥匙制作费用由借用人所在部门或责任人承担。
   • 业主备用钥匙：更换房屋门锁及新钥匙制作费用由业主承担。
2. 钥匙损坏：因使用不当或保管不善导致钥匙损坏的，借用人需承担重新制作钥匙的费用。

第六章 附则

第十四条 制度解释权 本制度的最终解释权归 [小区/大厦名称] 物业服务中心所有。

第十五条 制度生效 本制度自 [XXXX年XX月XX日] 起正式生效，物业服务中心将组织全员学习，并遵照执行。

第十六条 制度修订 物业服务中心可根据实际运营情况，对本制度进行修订，修订后应重新公布并通知全体业主/用户。

附件列表

• 《钥匙借用登记表》
• 《业主钥匙借用承诺书》
• 《授权委托书》（范本）

钥匙借用登记表

业主钥匙借用承诺书

本人 [业主姓名]，身份证号：[身份证号码]，系 [小区/大厦名称] [房号] 的业主，因 [请填写具体原因，如：家中维修、访客暂住等]，现向物业服务中心借用本人房屋备用钥匙。

本人郑重承诺：

1. 本次借用仅用于上述声明的合法用途。
2. 将妥善保管借用钥匙,不转借、复制、私配或用于任何其他目的。
3. 将在 [XXXX年XX月XX日XX时] 前将钥匙完好无损地归还物业服务中心。
4. 若因本人原因导致钥匙遗失、损坏或引发任何安全责任事故（如被盗、造成他人人身或财产损失等），一切责任和后果均由本人承担，与物业服务中心无关。

特此承诺！

业主（签字）： 联系电话： 日期：____年月___日

授权委托书（范本）

授权委托书

致：[小区/大厦名称] 物业服务中心

本人 [业主姓名]，身份证号：[身份证号码]，系 [小区/大厦名称] [房号] 的业主，现委托 [受托人姓名]（身份证号：[受托人身份证号码]）代为办理以下事宜：

□ 借用本人房屋备用钥匙 □ 其他（请注明）：_____

委托权限：仅限于代为办理上述事宜，无转委托权。

受托人在办理上述事宜过程中所签署的文件及产生的法律后果,本人均予以承认。

本委托书自签署之日起生效。

委托人（业主签字）： 联系电话： 日期：____年月___日

受托人（签字）： 联系电话： 日期：____年月___日

（注：本委托书需业主本人及受托人双方签字，并附上双方身份证复印件）

标签： 借用流程 责任追溯