物业设施设备管理流程如何规范高效？

物业设施设备管理全流程

这个流程可以概括为 “一个核心，五大阶段，一个闭环”。

• 一个核心： 全生命周期管理
• 五大阶段： 1. 规划与前期介入；2. 接管验收与建档；3. 日常运行与维护；4. 预防性维护与检修；5. 更新改造与报废。
• 一个闭环： PDCA循环（计划-执行-检查-改进）

第一阶段：规划与前期介入

这个阶段通常发生在物业项目开发建设期间,但优秀的物业公司应从项目设计阶段就介入。

目标： 从源头把控设施设备的选型、布局和质量，为后期的管理、维护和降低成本打下良好基础。

主要工作内容：

1. 方案审核：

   
   （图片来源网络，侵删）
   • 参与项目规划设计,对设施设备的选型、系统布局、技术参数、节能环保等方面提出专业建议。
   • 重点审核设备房（配电房、水泵房、电梯机房等）的设置是否合理，维修空间、通道是否满足要求。

2. 施工监督：

   • 派驻专业人员对施工过程进行监督,确保设备安装符合规范。
   • 重点监督隐蔽工程（如管线预埋、接地等）的施工质量。

3. 资料收集：

   提前收集所有设施设备的技术资料,包括：设计图纸、产品说明书、合格证、安装调试报告、操作手册、保修卡等。

第二阶段：接管验收与建档

目标： 明确责任划分，确保接收的设施设备完好、资料齐全，并建立“身份证”档案。

主要工作内容：

1. 成立验收小组： 由工程部主管、专业工程师、维保人员组成。
2. 制定验收标准： 依据国家规范、设计图纸、合同条款等制定详细的验收清单。
3. 分步验收：
   • 资料验收： 核对所有技术资料是否齐全、有效。
   • 外观验收： 检查设备外观有无损伤、锈蚀，安装是否牢固。
   • 功能测试： 对设备进行单机调试和系统联动测试，检查其各项功能是否正常。
   • 安全测试： 检查安全保护装置是否有效，接地、绝缘等是否符合安全标准。
4. 问题处理：
   • 对验收中发现的问题,形成《遗留问题清单》，书面通知开发商/施工单位限期整改。
   • 整改完成后进行复验,直至所有问题关闭。
5. 资产建档：
   • 为每一台（套）设备建立唯一的“身份证”——《设施设备台账》。
   • 应包括：
     • 设备名称、编号、型号规格
     • 安装位置、投入使用日期
     • 制造商、供应商、保修期限
     • 技术参数、功率、电压等
     • 责任人/维保单位
     • 相关图纸、资料存放位置
   • 建立电子化档案系统,方便查询和管理。

第三阶段：日常运行与维护

目标： 保障设施设备在最佳状态下运行，及时发现并处理突发故障，确保服务不间断。

主要工作内容：

1. 运行管理：

   • 制定操作规程： 为每台设备制定标准化的《设备操作规程》，并对操作人员进行培训。
   • 日常巡检： 按规定路线和频次对设备进行巡查，记录运行参数（如电压、电流、温度、压力等），观察有无异常声响、异味、振动。
   • 运行日志： 详细记录设备的启停时间、运行状态、巡检情况、能耗数据等。

2. 维修管理：

   • 报修受理： 建立多渠道报修机制（电话、APP、前台等），并记录在《维修工单》中。
   • 派工处理： 根据故障等级和人员情况，迅速派工。
   • 故障维修： 维修人员接到工单后，携带工具和备件前往现场进行维修。
   • 完工确认： 维修完成后，由报修人或使用人确认效果，并在工单上签字，工单信息需及时更新至台账。
   • 事后分析： 对重大或重复性故障进行根因分析，制定预防措施。

第四阶段：预防性维护与检修

目标： 变“被动维修”为“主动保养”，通过计划性的维护，降低故障发生率，延长设备寿命。

主要工作内容：

1. 制定维保计划：

   • 根据设备说明书、行业标准和使用频率，为每台设备制定详细的《年度/季度/月度预防性维护计划》。
   • 计划应明确：维护项目、维护周期、责任人、所需工具材料、安全注意事项。

2. 执行维护作业：

   • 清洁： 清洁设备表面和内部粉尘、污垢。
   • 紧固： 检查并紧固松动螺丝、接线端子。
   • 润滑： 按要求对指定部位加注润滑油/脂。
   • 调整： 检查并调整设备参数，如压力、温度、安全限位等。
   • 更换易损件： 定期更换滤芯、密封圈、皮带等易损件。
   • 功能测试： 测试设备的安全保护功能是否正常。

3. 检修与大修：

   • 定期检修： 对设备进行解体检查，清洗内部，更换磨损件，精度校准等。
   • 系统大修： 对运行多年的关键系统（如电梯、锅炉、中央空调主机）进行全面、彻底的检修和翻新。

第五阶段：更新改造与报废

目标： 对老化、能耗高、技术落后的设备进行更新换代，对功能不足的系统进行改造升级，最终对无法修复或无修复价值的设备进行报废处理。

主要工作内容：

1. 评估与立项：

   • 工程部定期对设备进行技术状态评估和经济性分析（如维修成本 vs 更新价值）。
   • 对需要更新改造的设备,编制《更新改造建议书》，说明原因、方案、预算和预期效益。

2. 方案审批与实施：

   • 建议书上报公司管理层审批,批准后纳入年度预算。
   • 通过招标或比选方式确定施工单位。
   • 施工过程进行监理,确保质量和安全。
   • 完工后组织验收,更新台账和图纸资料。

3. 报废处理：

   • 对确认报废的设备,由使用部门提出申请，技术鉴定，领导批准。
   • 办理资产核销手续。
   • 按照环保规定对报废设备进行处置（如出售、回收），残值收入入账。

支撑体系：确保流程有效运行

上述五大阶段需要以下体系作为支撑,才能高效运转。

1. 组织与人员：

   • 设立专业的工程部门,配备足够数量、具备相应资质的工程技术人员。
   • 明确岗位职责,定期进行专业技能和安全培训。

2. 制度与规程：

   • 建立完善的《设施设备管理制度》，涵盖操作、维护、安全、应急等各个方面。
   • 制定各类《标准化作业程序》，确保工作质量和安全。

3. 技术与工具：

   • 信息化管理： 引入物业管理系统或专门的设施设备管理软件，实现工单派发、巡检打卡、台账管理、数据分析的自动化。
   • 专业工具： 配备必要的检测仪器（如万用表、测温仪、振动分析仪）、维修工具和个人防护装备。

4. 应急管理：

   • 预案制定： 针对火灾、停电、停水、电梯困人、燃气泄漏等突发事件，制定详细的《应急预案》。
   • 物资储备： 配备应急发电机、消防沙袋、抢修工具等应急物资。
   • 演练： 定期组织应急演练，检验预案的有效性，提升员工的应急处置能力。

5. 成本控制：

   • 建立设备维修、保养、能耗等成本台账。
   • 通过预防性维护、节能改造、优化维保合同等方式，有效控制设施设备的运营成本。

物业设施设备管理是一个动态的、持续改进的过程，它要求管理者具备系统思维，将设备视为一个有机整体；坚持预防为主的理念，通过精细化的日常管理和计划性的维保，最大限度地发挥设备效能，最终实现物业资产保值增值和提升业主满意度的双重目标。

标签： 数字化 预防性维护