物业固定资产管理制度如何规范管理？

[XX物业管理有限公司] 固定资产管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范[XX物业管理有限公司]（以下简称“公司”）固定资产的管理，明确固定资产的购置、验收、登记、领用、转移、维修、保养、盘点、报废等各环节的责任与流程，确保公司资产的安全、完整和有效利用，防止资产流失，保障公司各项业务的正常开展，特制定本制度。

第二条 适用范围 本制度适用于公司及下属所有部门、项目（包括但不限于服务中心、管理处等）的所有固定资产管理活动。

第三条 定义 本制度所称固定资产，是指同时具备以下特征的有形资产：

1. 为经营管理而持有的；
2. 使用年限超过一个会计年度（通常为一年以上）；
3. 单位价值在人民币[2000]元（含）以上。 不符合上述条件的，应作为低值易耗品管理。

第四条 管理原则 固定资产管理遵循“统一领导、分级负责、责任到人、物尽其用”的原则，公司实行“账、卡、物”三相符的管理模式，即财务账、资产卡片、实物资产三者一致。

第二章 管理职责与分工

第五条 公司总部

1. 财务部：是固定资产的归口管理部门，负责制定和修订本制度，并对制度的执行情况进行监督，负责固定资产的会计核算，包括建立总账及明细账，计提折旧，组织年度盘点，审批资产报废处置，确保资产价值准确反映。
2. 行政部/采购部：负责固定资产的采购申请审核、市场询价、招标采购、合同签订及采购执行，负责组织固定资产的入库验收、登记造册和卡片建立。
3. 各业务部门（如工程部、市场部等）：负责提出本部门的固定资产购置需求，并对本部门使用和保管的固定资产承担直接保管和日常维护责任。

第六条 各物业服务中心/管理处

1. 服务中心经理：为本服务中心固定资产管理的第一责任人，全面负责本中心所有资产的监督、检查和安全。
2. 资产专员/指定专人：负责本服务中心固定资产的日常管理工作，包括建立资产台账、组织领用登记、监督使用、组织盘点、上报维修报废申请等。
3. 使用人/保管人：为所使用或保管的固定资产的直接责任人，负责资产的日常安全、清洁、正确使用，发现问题及时上报。

第三章 固定资产的管理流程

第七条 资产的购置与入库

1. 需求申请：各部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请表》，详细说明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及理由，经部门负责人签字后，按审批权限报批。
2. 审批：
   • 单项价值在[5000]元以下的,由部门负责人和分管副总审批。
   • 单项价值在[5000]元（含）至[50000]元以下的，由分管副总和总经理审批。
   • 单项价值在[50000]元（含）以上的，需提交总经理办公会审批。
3. 采购与验收：行政部/采购部根据审批后的申请表组织采购，资产到货后，由行政部、使用部门及财务部共同进行验收，验收内容包括核对品名、规格、数量、质量、技术参数等，并填写《固定资产验收单》。
4. 入账建卡：验收合格后，行政部/采购部负责建立《固定资产卡片》，一式两份，一份由行政部存档，一份随资产交由使用部门，财务部根据《验收单》和发票，及时进行账务处理，计入固定资产明细账。

第八条 资产的领用与转移

1. 领用：使用人领用固定资产时，需到本中心资产专员处办理领用手续，在《固定资产领用登记表》上签字确认，并领取资产卡片。
2. 内部转移：
   • 固定资产在公司内部部门或项目之间转移时,需由调出部门和调入部门共同填写《固定资产内部转移单》，注明资产编号、名称、转移原因等，并经双方负责人签字确认。
   • 转移单一式三份,调出、调入部门及财务部各执一份，财务部据此更新资产卡片和台账，确保账实相符。

第九条 资产的维修与保养

1. 日常保养：使用人负责对所使用的固定资产进行日常清洁和简单保养，确保设备处于良好状态。
2. 维修申请：当资产发生故障或损坏时，使用人应立即停止使用，并填写《固定资产维修申请单》，说明故障现象，报部门负责人及资产专员审批。
3. 维修执行：资产专员根据审批结果，安排维修，如需外部维修，应选择合格的服务商并签订维修合同，维修完成后，由使用人验收签字，资产专员更新资产卡片中的维修记录。

第十条 资产的盘点

1. 定期盘点：公司财务部每年组织一次全面的固定资产盘点，一般在每年第四季度末进行，各物业服务中心资产专员负责本中心的实地盘点工作。
2. 盘点流程：盘点时，以资产卡片为依据，逐项核对实物，检查资产的使用状况、存放地点是否与卡片信息一致，盘点结果记录在《固定资产盘点表》中。
3. 盘盈盘亏处理：
   • 盘盈：应查明原因，并填写《固定资产盘盈报告单》，经审批后，及时补办入账手续。
   • 盘亏：应查明原因，明确责任人，并填写《固定资产盘亏报告单》，经审批后，进行账务核销，对于因管理不善造成的损失，应追究相关人员责任。

第十一条 资产的报废与处置

1. 报废申请：当固定资产达到使用年限、严重损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，详细说明报废原因、数量、原值、已提折旧等。
2. 技术鉴定：对于价值较高的资产，应由工程部或技术部门进行技术鉴定，出具鉴定意见。
3. 审批：报废申请按购置审批权限进行报批。
4. 处置：审批通过后，由行政部/财务部负责处置，处置方式包括变卖、捐赠等，处置收入应及时入账，资产卡片和台账应同时注销，并注明“已报废”及处置日期。

第四章 固定资产的标识与档案管理

第十二条 资产标识 所有固定资产均需粘贴统一的“资产标签”，标签上应包含以下信息：

• 公司Logo
• 资产编号
• 资产名称
• 购置日期
• 资产状态（在用、闲置、维修、报废等） 标签应粘贴在资产的明显、不易磨损的位置。

第十三条 档案管理

1. 财务档案：财务部负责保管固定资产的总账、明细账、凭证、盘点表、报废审批单等会计资料。
2. 实物档案：行政部/各服务中心资产专员负责保管《固定资产卡片》、《资产台账》、《领用登记表》、《内部转移单》、《维修记录》等资料。
3. 所有档案应妥善保管,电子档案应定期备份，确保信息安全和完整。

第五章 责任追究与奖惩

第十四条 奖励 在固定资产管理工作中，认真履行职责，有效维护公司资产安全，或在资产盘盈、节约采购成本等方面做出突出贡献的部门或个人，公司将给予通报表扬或物质奖励。

第十五条 处罚 对违反本制度规定，造成公司固定资产损坏、丢失、浪费等不良后果的，公司将视情节轻重，追究相关人员的责任：

1. 一般违规：如未按规定办理领用、转移手续，造成账实不符的，对责任人进行批评教育，并责令限期整改。
2. 严重违规：如因个人过失导致资产损坏或丢失的，责任人需承担相应的经济赔偿责任，并根据损失金额给予行政处分。
3. 重大违规：如监守自盗、故意损坏资产、或利用职务之便谋取私利的，公司将予以开除，并保留追究其法律责任的权利。

第六章 附则

第十六条 本制度由公司财务部负责解释。

第十七条 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他管理制度执行。

第十八条 本制度自发布之日起正式施行。

附件列表（可根据需要设计）

1. 《固定资产购置申请表》
2. 《固定资产验收单》
3. 《固定资产卡片》（样表）
4. 《固定资产领用登记表》
5. 《固定资产内部转移单》
6. 《固定资产维修申请单》
7. 《固定资产盘点表》
8. 《固定资产盘盈/盘亏报告单》
9. 《固定资产报废申请表》
10. 固定资产标签样式

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