物业备用钥匙管理制度如何规范管理？

[小区/项目名称] 物业服务中心 备用钥匙管理制度

第一章 总则

第一条 目的 为规范本小区（项目）备用钥匙（以下简称“备钥”）的管理，确保在紧急情况下能够迅速、安全地进入业主/用户单元，保障业主生命财产安全，同时保护业主隐私，特制定本制度。

第二条 适用范围 本制度适用于 [小区/项目名称] 物业服务中心（以下简称“物业服务中心”）所有涉及备钥的保管、使用、交接和回收等环节。

第三条 基本原则

1. 安全第一原则：备钥管理必须确保绝对安全，严禁遗失、被盗、复制或非授权使用。
2. 紧急专用原则：备钥仅限在符合本制度规定的紧急情况下使用，严禁用于非紧急情况或私人目的。
3. 规范记录原则：所有备钥的借用、归还、交接等行为必须有详细、可追溯的书面记录。
4. 保密原则：物业服务中心员工有义务对业主信息及备钥使用情况进行保密，不得泄露。

第二章 备用钥匙的保管

第四条 钥匙的来源

1. 开发商移交：由开发商在项目交付时统一移交给物业服务中心。
2. 业主自愿移交：业主因长期外出、遗忘钥匙等原因，自愿将钥匙交由物业服务中心代为保管。
3. 工程备用：由工程部根据房屋结构统一配置，作为工程维修、紧急抢修等备用。

第五条 保管责任人

1. 备用钥匙由物业服务中心 指定专人（如：客服主管或安保部主管） 统一保管。
2. 保管责任人应具备高度的责任心和良好的职业操守,并签订《保密责任书》。
3. 保管责任人因故不能履行职责时,需将备钥及管理台账移交给其指定的临时接替人，并做好书面交接记录。

第六条 保管要求

1. 专用存放：所有备用钥匙必须存放于 专用、带锁、坚固的钥匙柜 内，钥匙柜钥匙由保管责任人妥善保管。
2. 分类存放：钥匙柜内应按楼栋、单元、房号进行分类、编号存放，并附有清晰的标识，方便快速查找。
3. 定期盘点：保管责任人应 每月 对钥匙柜内的钥匙进行一次盘点核对，确保账物相符，盘点结果需记录在《备用钥匙盘点表》上，并由保管人签字确认。
4. 禁止外借：备用钥匙 严禁 在非紧急情况下带离钥匙柜或保管责任人视线范围。

第三章 备用钥匙的借用与归还

第七条 借用条件 符合以下任一情况，方可申请借用备用钥匙：

1. 紧急情况：
   • 发生火灾、漏水、燃气泄漏等可能危及业主生命财产安全的紧急事件。
   • 业主（或其授权人）突发急病或意外，需进入其室内施救。
   • 业主家中发生被盗等刑事案件,需配合公安机关勘察现场。
2. 经业主明确授权：
   • 业主因长期出差、旅行等原因，委托物业服务中心对其房屋进行日常巡查、通风或浇灌绿植。
   • 业主预约维修服务,但家中无人，要求物业协助开门。
3. 司法或政府机关要求：

   法院、公安、消防等政府部门依法执行公务，需进入房屋。

第八条 借用流程

1. 申请：
   • 紧急情况：由现场处置人员（如：安保、客服）立即向保管责任人或物业服务中心负责人口头申请，情况紧急时可先借用后补手续。
   • 非紧急情况：由申请人填写《备用钥匙借用申请单》，详细注明事由、房号、申请人、预计归还时间等，并 附上业主的书面授权委托书（可通过微信、邮件等电子形式，但需保留截图）。
2. 审批：
   • 紧急情况：由物业服务中心负责人或当值最高主管口头批准。
   • 非紧急情况：由物业服务中心负责人审批。
3. 领取：
   • 审批通过后,申请人凭《备用钥匙借用申请单》到保管责任人处领取钥匙。
   • 双方当面核对钥匙信息,并在《备用钥匙借用登记表》上签字确认，登记表需记录：借用人、借用人工号、借用时间、事由、房号、钥匙编号、预计归还时间、审批人等。
4. 使用：
   • 借用人应仅限于申请事由范围内的必要活动,不得无故逗留或翻动物品。
   • 使用过程中,如发现异常情况，应立即停止操作并上报。

第九条 归还流程

1. 及时归还：借用任务完成后，借用人应 立即 将钥匙归还至保管责任人处。
2. 检查确认：保管责任人检查钥匙是否完好无损，确认房屋门锁已正常锁好。
3. 记录注销：双方在《备用钥匙借用登记表》上记录归还时间，并签字确认，借用流程正式结束。
4. 特殊情况：若钥匙在使用过程中损坏或遗失，借用人应立即报告，并按本制度第十一条承担责任。

第四章 备用钥匙的交接与回收

第十条 交接管理

1. 当保管责任人岗位变动或离职时,必须办理正式的钥匙交接手续。
2. 交接时,需有监交人（如：物业经理）在场。
3. 双方共同清点所有备用钥匙,核对《备用钥匙台账》，确保无误。
4. 填写《备用钥匙交接清单》，由交接人、接交人、监交人三方共同签字确认。

第十一条 回收管理

1. 业主取回：业主凭有效身份证件和房屋产权证明，可随时向物业服务中心申请取回本人备用钥匙，物业服务中心核对无误后，办理归还手续，并在台账上注销。
2. 钥匙失效：当业主更换门锁或锁芯时，原备用钥匙自动失效，业主应通知物业服务中心，物业服务中心需回收旧钥匙或在新钥匙配好后进行更换，并在台账中更新记录。
3. 房屋转让：业主转让房屋时，必须在办理交接手续前，将备用钥匙交还物业服务中心或与新业主办理同步交接，物业服务中心需在台账中更新业主信息。

第五章 责任与监督

第十二条 责任追究

1. 遗失或损坏：因保管责任人失职导致钥匙遗失、被盗或损坏，造成业主财产损失或安全事故的，将视情节轻重对保管责任人进行经济处罚、纪律处分，直至解除劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。
2. 违规使用：任何员工未经批准擅自使用备用钥匙，或伪造、篡改借用记录的，一经查实，立即予以开除，并追究其由此造成的一切经济损失和法律责任。
3. 借用人责任：借用人因个人过失导致钥匙遗失、损坏或造成室内财物损失的，需承担相应的赔偿责任。

第十三条 监督与审计

1. 物业服务中心经理有权随时抽查备用钥匙的管理和使用情况。
2. 本制度及相关的管理记录台账,将作为物业服务中心内部管理和外部审计（如业主委员会检查）的重要依据。

第六章 附则

第十四条 制度解释 本制度由 [小区/项目名称] 物业服务中心负责解释。

第十五条 制度生效 本制度自发布之日起正式施行，如遇国家法律法规调整，按新规定执行。

附件列表：

1. 《备用钥匙借用申请单》
2. 《备用钥匙借用登记表》
3. 《备用钥匙盘点表》
4. 《备用钥匙交接清单》
5. 《保密责任书》

[小区/项目名称] 物业服务中心 [年] 年 [月] 月 [日] 日

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